home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pc_gl33 / pc-gl.doc < prev    next >
Text File  |  1989-04-13  |  40KB  |  706 lines
  1.                                            
  2.                                          PC-GL
  3.                                      Version 3.3
  4.                              Copyright 1988, Jerry Medlin
  5.            
  6.            
  7.            PROGRAM DESCRIPTION
  8.            
  9.                 PC-GL is a double entry accounting program which will allow
  10.            a small to medium size business to rapidly and accurately
  11.            produce financial reports.  The program runs on a IBM PC or
  12.            compatible computer with at least one disk drive and requires at
  13.            least 256k memory.
  14.            
  15.                 PC-GL is a ShareWare program.  You are encouraged to give
  16.            copies to anyone who might use it.  If you use the program
  17.            please send $35 to:
  18.            
  19.                          Jerry Medlin
  20.                          P.O. Box 357
  21.                          Napa, Ca.  94559
  22.            
  23.                 You will receive the latest version of the program and a
  24.            telephone number for limited telephone assistance should you
  25.            require it.  You will also receive a program which will allow
  26.            you to customize some features of PC-GL.  A complete description
  27.            of this customizing program is contained at the end of the
  28.            manual.
  29.            
  30.                 The system consist of two files.
  31.            
  32.                 PC-GL.EXE - The compiled program written in Turbo
  33.                 Pascal.
  34.            
  35.                 PC-GL.COA - A standard chart of accounts to use or
  36.                 modify for your purposes.
  37.            
  38.                 To run the program, simply type "PC-GL".  If you want to
  39.            specify a drive designation and path for your data just add the
  40.            drive and path description after the program name.  i.e. type
  41.            "PC-GL B:" to use the B drive for data files.  If you are going
  42.            to use the standard chart of accounts, be sure the file PC-
  43.            GL.COA is on the specified drive and subdirectory.
  44.            
  45.                 Each time you run the program, a menu is displayed for
  46.            operator selection:
  47.            
  48.                          Enter or Change Chart of Accounts
  49.                          Enter or Change Transactions
  50.                          Print Chart of Accounts Listing
  51.                          Print Transaction Listing
  52.                          Print General Ledger
  53.                          Print Income Statement
  54.                          Print Balance Sheet
  55.                          Print Account Summary Report
  56.                          Year End Update
  57.                          End of Processing
  58.                             Selection is made by using the up or down arrows to
  59.            highlight the desired function, then pressing <return>.
  60.            
  61.                 PC-GL allows a maximum of 800 items in the chart of
  62.            accounts and 6000 transactions per accounting period.  With 256k
  63.            of memory the number of transactions is reduced to about 500 per
  64.            accounting period.  The number of additional transactions you
  65.            can enter is printed at the bottom of the menu screen.  That
  66.            number may be limited by either disk space or memory available
  67.            and is subject to an absolute maximum of 6000 transactions.
  68.            
  69.                 The program makes liberal use of the PC's ten key pad for
  70.            both numbers and commands, so PC-GL will turn your Num Lock on
  71.            at the beginning of the program.  You should leave the Num Lock
  72.            on all the time even when using the arrow keys for commands.
  73.            
  74.                 When inputting information, the plus <+> key has the same
  75.            effect as the return or enter key.  The minus <-> key enters a
  76.            negative number.  This makes using the numeric key pad even
  77.            easier.
  78.            
  79.            
  80.            THE PROCESSING CYCLE
  81.            
  82.                 Usually, accounting is done on a monthly cycle, but the PC-
  83.            GL program will allow you to use any length of accounting
  84.            period.  Each time you run the program, you will be asked "Do
  85.            you want to start a new accounting period? (Y/N)".  If you
  86.            answer with a "N" the latest transactions will be loaded and you
  87.            may add additional entries.  If you answer "Y" the current
  88.            period balances will be set to zero and the transactions for the
  89.            previous period will be saved for later review.  You may then
  90.            begin entering a new batch of transactions for the new period.
  91.            
  92.                 Checks and journal entries for the accounting period are
  93.            entered using the second menu selection. (Enter or Change
  94.            Transactions)  Debits are entered as positive <+> numbers and
  95.            credits are entered as negative <-> numbers.
  96.            
  97.                 When the transactions have been entered and checked you may
  98.            begin printing reports.  Reports may be printed in any order and
  99.            as often as you desire.  Reports may be printed to the screen
  100.            first to check their accuracy.  Should you discover a posting
  101.            error after examining the reports, you can correct the error and
  102.            rerun the reports.
  103.            
  104.                 The only report that must be printed to the printer each
  105.            period is the General Ledger Report.  If the General Ledger
  106.            Report has not been printed to the printer (not just the
  107.            screen), you will not be allowed to end an accounting period and
  108.            start another.  The General Ledger Report shows the opening
  109.            balance for each account, all of the transactions posted to the
  110.            account for the accounting period followed by the closing
  111.            balance for each account.  Once you start a new accounting
  112.            period, the printed General Ledger Report will be your only
  113.            audit trail.  To start a new accounting period without printing
  114.            the general ledger would leave no trace of how an account
  115.            arrived at its present balance.  Since organizations like the            IRS want to know how you arrived at those numbers on your tax
  116.            return, the General Ledger Report is required.  If it hasn't
  117.            been printed the program will never ask "Do you want to start a
  118.            new accounting period?".
  119.            
  120.            
  121.            DOUBLE ENTRY ACCOUNTING
  122.            
  123.                 Double entry accounting requires that the total of all
  124.            debit <+> entries must be the same as the total of all credit <-
  125.            > entries.  It does not mean that there must be a credit for
  126.            every debit, only that all of the entries must add up to zero.
  127.            Each accounting period consist of a series of balanced entries
  128.            with equal pluses and minuses.
  129.            
  130.                 All of the checks written during a month are posted to the
  131.            various expense accounts as debit <+> amounts.  The total of all
  132.            of those checks is then posted to the CASH IN BANK account as a
  133.            single credit <-> amount.  The net of all the transactions
  134.            posted is therefore zero, making a balanced series of entries.
  135.            All income amounts are entered as credit <-> amounts and a
  136.            corresponding debit <+> entry is made to the Cash in Bank
  137.            account or to Accounts Receivable.  The PC-GL program helps you
  138.            when posting transactions by displaying the balance of all
  139.            transactions posted at the upper right of the screen.  When all
  140.            of the transactions for the accounting period have been posted,
  141.            the balance displayed should be zero.
  142.            
  143.                 If you are unfamiliar with double entry accounting, it is
  144.            beyond the scope of this manual to completely cover the subject.
  145.            However, all is not lost.  The PC-GL system can also be used as
  146.            a simple single entry sy